Η διαδικασία Κατοχύρωσης Κοινοτικού Σήματος έχει επιταχυνθεί ιδιαίτερα τα τελευταία χρόνια. Ωστόσο στόχος του Κοινοτικού Γραφείου Σημάτων είναι να ολοκληρώνεται η όλη διαδικασία εντός του χρονικού διαστήματος των 26 εβδομάδων, κάτι το οποίο είναι εξαιρετικά δύσκολο, εάν αναλογιστεί κανείς ότι παρέχει προστασία αυτομάτως και ταυτόχρονα σε 27 κράτη-μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Εξαιρείται πλέον το Ηνωμένο Βασίλειο λόγω Brexit.

Η διαδικασία Κατοχύρωσης ενός Κοινοτικού ή Ευρωπαϊκού σήματος περιλαμβάνει τα κάτωθι στάδια:

1. Κατατάσσεται το Κοινοτικό ή Ευρωπαϊκό Σήμα σε κλάσεις.

2. Γίνεται ο νομικός προέλεγχος προκειμένου να εξακριβωθεί εάν το προς Κατοχύρωση Κοινοτικό Σήμα είναι διαθέσιμο για τις συγκεκριμένες κλάσεις.

3. Κατατίθεται αίτηση Κατοχύρωσης του Κοινοτικού Σήματος και λαμβάνεται αριθμός Κοινοτικού Σήματος.

4. Με την κατάθεση αίτησης Κατοχύρωσης του Κοινοτικού Σήματος εκκινεί η προθεσμία των τριάντα (30) ημερών, εντός της οποίας θα πρέπει να κατατεθούν τα τέλη κατοχύρωσης με έμβασμα σε σχετικό τραπεζικό λογαριασμό του Κοινοτικού Γραφείου στο Αλικάντε της Ισπανίας.

5. Στη συνέχεια ο φάκελος ακολουθεί την εσωτερική διαδικασία δημοσίευσης του Κοινοτικού Γραφείου.

6. Εξετάζεται η διαθεσιμότητα του συγκεκριμένου κοινοτικού σήματος για τις συγκεκριμένες κλάσεις. Εάν υπάρχει διαθεσιμότητα και δεν βρεθεί κανένα παραπλήσιο προγενέστερα κατοχυρωμένο σήμα για τις ίδιες κλάσεις, γίνεται αποδεκτό το σήμα σε δεύτερο στάδιο.

7. Δημοσιεύεται το σήμα και κοινοποιείται τοις πάσι.

8. Ακολουθεί μία διαδικασία διαπραγματεύσεων κατά την οποία τρίτα μέρη που θεωρούν ότι το επίδοξο σήμα ομοιάζει με το δικό τους εγείρουν αντιρρήσεις.

9. Εάν τα εμπλεκόμενα μέρη συμφωνήσουν μεταξύ τους, η διαδικασία ολοκληρώνεται και το σήμα κατοχυρώνεται. Διαφορετικά ακολουθείται ο δρόμος της ανακοπής (opposition).